مع ملحق مقارن للمصطلحات الإعلامية
تشكل النصوص التي بين يدي القارئ مقدمة منهجية ومهنية لكل مهتم بتأسيس مشروع إعلامي حديث، فهي بوابة لكل زملائنا الصحفيين العراقيين بشكل خاص، لأنها ترسم حدود الالتزام والجدية في إرساء أسس صحيحة لمؤسسات جديدة.
الهدف النهائي من هذه النصوص هو التمهيد لبناء صحافة عراقية محترفة لا ترتكز على تمويل حكومي او الى الإدارة الرسمية للمشاريع ولا تتبع مقاييس ما يعرف في تاريخنا الصحفي العالمي بصحافة الدولة او الحزب.
وهذه النصوص تنسجم مع ما نتطلع إليه ويتطلع إليه المجتمع من سمات أساسية تنسجم مع التيار الدولي العالمي المألوف.
وتتفق النصوص مع معداتنا وأدواتنا المطلوبة للهيكل الجديد للصحافة العراقية التي نريدها، صحافة لا تدافع عن الأيدولوجيات أو برامج الأحزاب الحاكمة أو المعارضة بل هي صحافة تقدم للمواطن المعطيات الاقتصادية والسياسية والمالية والفكرية والثقافية من أن يكون لها دوافع ذاتية او مصالح سواء للكاتب او للمؤسس في نهاية المطاف نتطلع الى تنوير الجيل الجديد من أبنائنا وزملائنا وصولا الى النصوص بالعمل الإعلامي العراقي الى المستويات التي عالية وإننا واثقون أن بلادنا تزخر بالمهارات الصحفية والمهنيين الحريصين على تحقيق هذه الأهداف.
ومن هذا المنطلق تنشر “الصباح الجديد” سلسلة من هذه النصوص إسهاماً منها في الارتقاء بالجيل الجديد والوصول به الى المستويات التي يستحقها.
الحلقة 13
إسماعيل زاير
الفصل السابع
الاجتماعات الدورية والمباشرة
ووظيفتها المهنية
الاتصال الشفوي المباشر :
تبين الأبحاث بأن المديرين يقضون نحو 80% من وقتهم في الاتصال الشفوي مع الآخرين , وعلى الغالب في الأصدقاء والتحدث , ويفضل المديرون الاتصال الشفوي لأنه يعد وسطا (فاعلا)لأنه يوفر معلومات مباشرة وأنية واستجابة فورية , ويتضمن الاتصال الشفوي أية مناقشة من الاجتماع إلى الاحاديث العابرة خلال فترة الغداء أو بعد الدوام .
الاجتماعات :
يجب أن تكون الاجتماعات قابلة للإدارة ولها غرض محدد ومجموعة الإدارة لأية مناقشة تتصف بالنجاح وذات قناتين من المحتمل تكون نسبتها اكثر من عشرة إلى خمسة عشر شخصا , وقد يكون الغرض اهتماما مهنياً أو إدارياً شائكا . ويجب أن تدار الاجتماعات الاعتيادية من قبل مدير المجموعة , وفي هذه الاجتماعات يقوم المديرون بإنجاز جزء من مهامهم الإدارية . وما لم يتم ترتيب هذه الاجتماعات وبنائها على محضر مناسب فأن المناقشة ستبدو تائهة اكثر مما تقود إلى المهام المميزة أو لتصل إلى خاتمة مميزة .
أن الرسالة المحكية (الكلامية ) لاجتماع ما يجب تسجيلها بنحو مكتوب لغرض تجنب الالتباسات خصوصا عندما يزيد عدد المشتركين , وعليه يجب أن يأخذ كل مشترك نسخة مكتوبة من محضر الاجتماع بعد الاجتماع بدون أي تأخير .
الاجتماعات الدورية في الصحيفة اليومية :
هناك عدة أنواع من الاجتماعات الدورية منها : اجتماع عام لكل الموظفين : ويعقد كل ستة اشهر وهو السبيل إلى وضع المشتركين في الصورة التي هي عليها الجريدة وما هي الأولويات للستة اشهر المقبلة , واجتماعات من هذا النوع تهدف إلى دعم ورفع معنويات الموظفين للعمل بنحو فريق عمل واحد , قد تعقد بين الحين والآخر , كان تكون كل ثلاثة اشهر أو عندما يستنتج المديرون بأن الموظفين غير مرتاحين في عملهم داخل فريق العمل والذي قد يؤدي في هذه الحال إلى مشكلات بين الموظفين .
اجتماع قصير للمديرين : ويبدأ يوم الاثنين من كل أسبوع المقصود بداية الأسبوع (بالنسبة للغرب الاثنين والسبت في الدول الإسلامية والاحد في العراق ) ويلتقي من خلاله كل من المديرين العامين للأقسام الرئيسية في كل من قسمي التحرير والنشر ,ويترأسه المدير العام لغرض تبادل المعلومات المشتركة حول الأحداث الرئيسة والمهام المطلوب إكمالها في الأسبوع الحالي , فمثلا قد يقوم مدير المعلومات بالإبلاغ عن خلل في نظام المعلومات حصل في الليلة الماضية وصيانته ستتم خلال بضع ساعات .
أن اجتماعا كهذا يساعد على تنسيق جهد الشركة ككل ويجنب الشركة اعطالا كامنة قد تظهر على مستوى الإدارة الضعيف نظرا لتوصيات المعلومات في بداية العطل .
وعادة ما يعقد الاجتماع العملي أسبوعياً في مكتب المدير العام , اما اجتماعات التخطيط والعمل المتعلق بالمحتويات التحريرية فأنها تعقد في مبنى غير مبنى رئيس التحرير أو مكتب مدير التحرير , والسبب هو أن الغاية من الاجتماع هو الحصول على أراء ومشكلات قسم ما قد تتعثر الاستجابة لها , أو يبرز حاجز متمثل بمركز السلطة (المدير ), فأن أي مكتب للمدير يكون مرتبطا في ذهن الشخص بسلطة المدير , والذي قد يحولهم بعيدا عن خلق أفكار أو تقديمها أو حتى تقديم الاقتراحات .
ويعد يوم الاثنين من كل أسبوع يوما مناسبا لاجتماعات تخطيط المواد التحريرية للسبعة الأيام المقبلة , والاجتماع الأسبوعي لهذا التخطيط التحريري يتم في الساعة 11,00 صباحا ويتبعه اجتماع خاص بالأقسام .
هنالك ثلاثة اجتماعات للأخبار تعقد كل يوم عمل وكالاتي :
9 صباحا اجتماع الأخبار الصباحية
2 بعد الضهر اجتماع الأخبار بعد الضهر
5 عصرا اجتماع الصفحة الأولى
ويتم تحديد هذه المواعيد من خلال طبع جدول توقيت نهائي يقع بين الساعة السبعة وإلى العاشرة مساء.
يحدد ميزانية المواد التحريرية اجتماع أخبار الصباح لكل الصفحات , ويضع أولويات ذلك اليوم ويقرر من سيقوم بفعل ماذا .
بينما يكون اجتماع أخبار بعد الظهر تقييما لأخبار اليوم ويقرر المواد على صفحات الأخبار الحالية وتحديد الموعد النهائي لتحرير القضايا التي ستنشر . أما اجتماع الصفحة الأولى فيتضمن أية قضايا معلقة .
ويناقش المديرون الرئيسيون لمركز صياغة الأخبار المقالات الرئيسية للصفحة الأولى وكذلك المواد الإخبارية على صفحات الأخبار المحلية لإعطاء القرار الأخير حول المساحة التي ستأخذها هذه المواد إضافة إلى مكانها .
الاجتماعات المنتظمة للمطبوع الأسبوعي :
كانت الاجتماعات الخاصة بالتحرير فب المطبوع تعقد أسبوعياً قبل أن تصبح يومية , وكانت تعقد بين الحين والآخر , وكان الاجتماع الأسبوعي الخاص بالتخطيط للمواد التحريرية يعقد بعد الظهر من كل أربعاء , وقد تم تقريرها على ميزانية التحرير للنسخة التي ستظهر يوم الأربعاء , وفي أسبوعين . ويناقش الاجتماع ميزانية الصفحة الأولى وصفحات الأخبار التي ستظهر في طبعة الأسبوع التالي . وكذلك يتم توزيع العناوين الرئيسية لمركز صياغة الأخبار على صفحات متقدمة معينة على أيام الأسبوع , ويعدّ يوم الاثنين آخر موعد لأنهاء الصفحة الرئيسة والصفحات الحالية وتطبع الجريدة بعد ظهر الاثنين وتصدر يوم الأربعاء (حسب التوقيتات الغربية ).
اجتماعات حول المهمات والمشاريع الخاصة :
أن الغرض من هذه الاجتماعات هو معالجة بعض المهام عبر الأقسام المحددة , بإمكان المديرين الرئيسيين أنشاء مجاميع من الموظفين بين وحدات تنظيمية مختلفة ,وبهذه الطريقة يستطيعون تهيئة فترة محددة لتواصل التنسيق الافقي للوقت الذي قد يتطور أو لا يتطور بنحو غير رسمي من خلال الاتصال بين الأفراد في الأقسام المختلفة .
والأفراد المعنيون في الأقسام المحددة هم المسؤولون عن إبقاء الجسور متصلة بين الوحدات , ولأجل النجاح في هذه المهمة , نجدهم بحاجة إلى الصلاحية الرسمية للتنقل بين خطوط الأقسام , عقد الاجتماعات , متى ما كانت ضرورية ولاتخاذ القرارات ذات الصلة , هناك أنواع مختلفة من المجاميع الخاصة مثل المجموعة الاستشارية أو اللجنة التي تقدم النصائح , قوة المهمات وكذلك مجموعة المشاريع الخاصة .
وتتواجد مجموعة الاستشاريين أو لجنة النصائح بنحو مستمر , ويجب أن تضم كل من المديرين والموظفين , وتتقدم اللجنة الاستشارية إلى ابعد من مجرد متابعة لاتخاذ القرار , وبنحو مثالي تكون هذه اللجنة مصدرا للعروض وليس لتنفيذها والتي عادة ما تناقش في اجتماع لجنة النصائح .وتقدم اللجنة الاستشارية النصائح أو الاستشارات بحيث تستمع اليها الإدارة الحكيمة ومجلس إدارة التحرير بما فيه من موظفين , يعد لجنة استشارية مثالية في الصحيفة اليومية .
ويتم تشكيل قوة المهمات للتعامل مع بعض القضايا أو المشكلات الخاصة , ويتم حلها عند التوصل إلى معالجة المشكلة . وقد تم تشكيلها في الصحيفة اليومية لغرض تطوير الشركة بهدف تغطية حدث خاص في الجريدة .
أن الدور التكميلي الأوسع والذي عادة ما يقع تحت عنوان إدارة المشروع , هو مقترب آخر للتعامل مع منتج خاص أو خدمة خاصة أو مشروع يتطلب درجة عالية من التنسيق .
ويوفر العمل المشترك في أي نوع من المجاميع الخاصة إحساساً لدى الموظفين والمديرين بروح المشاركة في اتخاذ القرار وإحساساً بالإسهام في المنظمة والتي باستطاعتها المضي إلى ابعد من عمل أو وظيفة بعينها . ودفع عجلة العمل إلى الأمام من خلال التفاهم اكثر من الإجبار مما يشجع الموظفين بنحو عال .
