تنظيم وإدارة المؤسسات الإعلامية الحديثة

مع ملحق مقارن للمصطلحات الإعلامية

تشكل النصوص التي بين يدي القارئ مقدمة منهجية ومهنية لكل مهتم بتأسيس مشروع إعلامي حديث، فهي بوابة لكل زملائنا الصحفيين العراقيين بشكل خاص، لأنها ترسم حدود الالتزام والجدية في إرساء أسس صحيحة لمؤسسات جديدة.
الهدف النهائي من هذه النصوص هو التمهيد لبناء صحافة عراقية محترفة لا ترتكز على تمويل حكومي او الى الإدارة الرسمية للمشاريع ولا تتبع مقاييس ما يعرف في تاريخنا الصحفي العالمي بصحافة الدولة او الحزب.
وهذه النصوص تنسجم مع ما نتطلع إليه ويتطلع إليه المجتمع من سمات أساسية تنسجم مع التيار الدولي العالمي المألوف.
وتتفق النصوص مع معداتنا وأدواتنا المطلوبة للهيكل الجديد للصحافة العراقية التي نريدها، صحافة لا تدافع عن الأيدولوجيات أو برامج الأحزاب الحاكمة أو المعارضة بل هي صحافة تقدم للمواطن المعطيات الاقتصادية والسياسية والمالية والفكرية والثقافية من أن يكون لها دوافع ذاتية او مصالح سواء للكاتب او للمؤسس في نهاية المطاف نتطلع الى تنوير الجيل الجديد من أبنائنا وزملائنا وصولا الى النصوص بالعمل الإعلامي العراقي الى المستويات التي عالية وإننا واثقون أن بلادنا تزخر بالمهارات الصحفية والمهنيين الحريصين على تحقيق هذه الأهداف.
ومن هذا المنطلق تنشر “الصباح الجديد” سلسلة من هذه النصوص إسهاماً منها في الارتقاء بالجيل الجديد والوصول به الى المستويات التي يستحقها.

الحلقة 12

إسماعيل زاير

ممثل مبيعات الإعلان

الوظيفة :
يقوم ببيع المساحة الإعلانية إلى الزبائن
في منطقة بيع الإعلان المحددة
1.يكون مسؤولا عن عقد اللقاءات من اجل مبيعات الإعلان والأهداف المحددة له .
2.البحث عن طلبات الإعلان في الصحيفة ويرى بأن الإعلانات تطبع بموجب طلبية الزبون وحسب جدول الإنتاج التقني للمطبوع .
3.يحافظ على السجلات الإعلانية بنحو مرتب وواضح والذي يتضمن طلبيات الإعلان المتوفرة .
4.الحفاظ على الاتصال المستمر بالمعلنين والبحث عن آخرين في منطقته المخصصة أو في قائمة الزبون . الحفاظ على قاعدة معلومات تستحدث باستمرار ويتم ترتيبها بحسب المنطقة أو الجهة الصناعية وهكذا .
5.يشرف على التنسيق بين قسم الإعلان . ومركز الاستلام وقسم التصميم الطباعي بخصوص معالجة ونشر الإعلانات المتوفرة .
6.الرد الفوري على استفسارات الزبائن بخصوص الإعلان . وفي حال وجود شكاوى فأن على الشركة أن تتخذ خطوات لإرضاء الزبون بخدماتها .
7.بناء على طلب موظفي القسم المالي , يقدم المساعدة الضرورية والمميزة في تعريف وحفظ السجلات ولتنظيم الجهود لاستعادة المبالغ المستحقة للإعلان .
8.يتعاون مباشرة مع موظفي غرفة الأخبار خصوصا محرري الأقسام الخاصة بالأخبار والصفحات التحريرية والملاحق بخصوص وضع الإعلانات في القسم أو الملحق .
9.تخصيص مسؤولية كتابة المقالات التي يطلبها المعلنون في الأقسام والملاحق .
10.ينجز العمل وبنحو مستقل وتحت الأشراف , وبموجب المبادئ العامة والتوجيهات ينقل التقارير إلى مدير الإعلانات .

ممثل حسابات الإعلان
الوظيفة:
معالجة الأجندة المالية الخاصة بالإعلان
1.يصنف المعلنون طبقا للكيفية التي يضعون فيها التزاماتهم مع المطبوع ودار النشر , استنادا إلى وثائق الفاتورة من القسم المالي الحفاظ على سجلات مفصلة بالتغيرات الخاصة بالتصنيفات لزبون محدد .
2.تسليم قائمة تصنيف المعلنين إلى مدير الإعلان لكل طبعة في الصحيفة .

1. ينظم فاتورات متوافقة زمنيا حسب المقدمة المالية المدفوعة والحفاظ على تدوينها في سجلات لكلا النوعين (تواريخها, المقدمة المالية). التعاون مباشرة مع رئيس المحاسبين حول تصفية المتعلقات المالية (الذمة)للفاتورات بعد إكمال الموازنة النهائية .
   4.ينظم فواتير الإعلانات , تصحيح فواتير أو أبطال فواتير المبينة على الوثائق المستحصلة من مدير الإعلان . والحفاظ على سجلات مفصلة ومرتبة بنحو واضح على فواتير .وترفق هذه الفواتير مع طبقة الجريدة الخاصة بها بضمنها رقم الفاتورة والمبلغ الكلي لكل إعلان . وفي كون الفاتورة متعددة يقوم بتحديد كل فاتورة على حدة لكل إعلان مستقل . وترفق مجموعة من الفواتير المتعلقة لكل طبعة ذات العلاقة لكل نسخة من الصحيفة .
   5.دعم ومساندة الاتصالات مع المعلنين بخصوص دفع الإعلانات , وبنحو رئيسي عن طريق أرسال الفواتير بالفاكس والبريد الاعتيادي والإلكتروني لتذكير المعلنين يمكنه الاتصال بهم تلفونيا حول دفع الفواتير . التحقق من أن شهادة الدفع قد ارسلت من قبل المعلنين وهكذا .
   6.التعاون مباشرة مع موظفي قسم المالية في تشخيص الفواتير التي لم تدفع ,وسجل تدوين وبذل جهود لاستعادة المبالغ المستحقة والتي تأتي من الإعلانات .
   7.الابقاء على مجموعة من السجلات الخاصة بالفواتير والتي فيها اتفاقات منفصلة لغرض التعويض عن الحسابات المستلمة . المساهمة في استيفاء وتصفية الفواتير بالتعاون المباشر مع الممثل المالي .
   8.يجمع الطلبات مرة في الأسبوع لغرض دفع العمولة للمبيعات الإعلانية . تسليم الطلبات إلى رئيس المحاسبين .
   9.تزويد فواتير مغلقة داخل ظرف مع النسخ المرفقة بالإعلان أو نسخة الجريدة معها إلى الموظف الإداري لكي يرسلها إلى الزبائن . مسؤول عن وضع العنوان الصحيح على الظرف حسب ما موجود في الطلبية .
   10.ينجز العمل تحت إشراف وبموجب المبادئ العامة والتوجيهات . وينقل التقارير إلى مدير الإعلان .

مدير التسويق
الوظيفة :
تطوير وتنسيق جهود الشركة في مجال التسويق والهادفة
إلى وضع المنتجات في السوق وبنحو رئيس للصحيفة
1.يشرف على التسويق والنشاطات التطويرية للمطبوع .
2.ينسق بين نشاطات التسويق الخاصة بالإعلانات والأقسام لغرض دعم منتجات الشركة وخدماتها . وهذا التنسيق مبني على خطة تسويق تمت الموافقة عليها .
3.أنجاز النشاطات بخصوص المطبوع , بضمنها التخطيط والتنظيم للسجلات لغرض التقييم . تطوير طرق جديدة لرفع مستوى نادي المطبوع لغرض إرضاء المشتركين بنحو افضل .
4.ينظم تطوير وتقدم المطبوع من خلال المعارض والأحداث المشابهة .
5.يدعم المؤتمرات والحلقات الدراسية وأحداث أخرى يتبناها المطبوع .
6.يدعم الاتصالات العملية مع وكالات الإعلان والمجهزين الآخرين لخدمات الاتصالات التسويقية .
7.يدعم تطوير المنتجات وتوزيع المطبوعات التجارية , وتطوير المواد وبطاقة التقييم بالنسبة المئوية لمنتجات وخدمات الشركة .
8.مسح الإعلان بنحو دوري عند نشره في وسائل الإعلام في الأسواق ذات العلاقة وتصنف البيانات حسب الطبعات وكذلك حجم ومجاميع المعلنين .
9.تنبيه مدير الأعمال وغيره من المختصين حول التغييرات المهمة واتجاهات السوق في الإعلان , بناء على المعلومات المطلوبة ومأخوذة من خلال المراقبة للسوق.
10 ينجز العمل وبنحو مستقل وتحت الأشراف , وبموجب المبادئ والتوجيهات العامة وينقل التقارير إلى مدير الإعلانات .

مدير المالية
الوظيفة :
يدير تدفق الحسابات لغرض أدارتها بيسر بموجب الخطة المالية للشركة
1.تهيئة خطة مالية مستندة إلى الاقتراحات والوثائق من قسم الإعلان ووحدة التحرير ويقدم المسودة إلى المدير العام .
2.تهيئة خلفية من البيانات والوثائق لغرض أنشاء سياسة أرباح وأجور خاصة بالشركة .
3.مسؤول عن الحسابات بحيث تتم بنحو صحيح وتدوين الحسابات في السجلات بدقة .
4.يتأكد من إكمال جرد ممتلكات الشركة .
5.بالاشتراك مع مدير العمل , يشرف على أغلاق الحسابات العاجلة والتقرير السنوي .
6.يحلل العمليات المالية للشركة من ناحية دخلها وأنفاقها على الأقل مرة في الأسبوع . ويقدم تقريرا بخصوص المؤشرات المالية الرئيسية إلى المدير العام . ويقوم بتهيئة تحاليل مفصلة كل فصل من السنة فيما يخص عمليات الشركة من ناحية حالتها المالية .
7.الاستجابة لطلبات المدير العام لتقديم التحليلات المالية للنشاطات الخاصة .
8.اكمال التقارير الإحصائية لتقديمها إلى مؤسسات الإدارة الحكومية المعنية في الوقت المناسب .
9.تهيئة الوثائق لغرض تحديث الاتصال بدوائر التأمين بخصوص ملكية الشركة يقدم الوثائق إلى شركة التأمين .
10.مسؤول عن إدارة الملفات المختصة بمكاتب الشركة.
11.متابعة القوانين واللوائح بخصوص المالية والحسابات . يسترعي أنتباه المدير العام إلى أو أي زملاء في العمل إلى القوانين التي قد تتعلق بالشركة .
12.يشرف على السجلات الخاصة بالأجور ويرتبها بنحو واضح وكذلك وثائق موظفي الذاتية يحفظها ويؤرشفها .
13.يشرف على أداء أقسام الحسابات والإدارة .
14.يقدم التوصيات إلى المدير العام لأية تغييرات في تنظيم الشركة فيما يخص قسم المالية .
15.تقديم العروض للمدير العام حول تعيين الموظفين والغاء تعييناتهم , وتقديم وصف الوظائف وأصناف الأجور ومنافع موظفي الشركة المختصين بالقسم المالي بناء على الاقتراحات من قبل مرؤوسيهم المباشرين . تقييم الأداء المالي لموظفي قسم المالية .
16.تقديم عرض إلى المدير العام للمكافآت المادية للموظفين العائدين إلى أقسام أخرى للشركة ممن يدعمون أداء القسم المالي .

1. تقديم العروض إلى المدير العام لغرض جمع , تغيير الغاء العلاقات القانونية مع بعض المجهزين وبما يتطابق مع القسم المالي .
   18.ينجز العمل بنحو مستقل وتحت الإشراف وبموجب المبادئ والتوجيهات العامة وينقل التقارير إلى مدير الإعلانات .