تنظيم وإدارة المؤسسات الإعلامية الحديثة

مع ملحق مقارن للمصطلحات الإعلامية

تحرير وإشراف: إسماعيل زاير

الفصل الأول
التشارك والتواصل
كمدخل للأداء السليم

الحلقة 1

أهمية التواصل:
ذات يوم سأل مدير أعمال أوكراني يعمل في صحيفة في أثناء تواجده في حلقة دراسية عن الإدارة: ” ماذا عليّ أن افعل أن لم يحقق مندوب مبيعات الإعلان هدفه؟ ولا أريد أن اطرده من العمل”؟
أجابه أحد المستشارين:” تحتاج أولا إلى معرفة لماذا لم يتحقق الهدف، وما هو تفسير مندوب المبيعات لهذه الحالة؟”
عندما لم يستطع هذا المدير المحرج من الإجابة ، بل كانت عيناه تثير تساؤلا بدهشة :” هل يتوجب علي الحديث معه بهذا الخصوص؟”
يحصل معظم سوء الفهم وسوء الأداء في الصحف بسبب النقص الحاصل في الاتصال ، الذي اضافة إلى عنصر المفهوم وعنصر الإدارة هو سبب وراء نجاح أو فشل أية مؤسسة ، مع هذا يعد الاتصال جسراً اكثر مما هو وظيفة تنظيمية مستقلة ، وأن افضل النوايا التي يتم التعبير عنها في مفهوم الجريدة أو في تركيبتها ،الادارية لن يكون مادياً ملموسًا ما لم تكن هذه النوايا متواصلة بصورة صحيحة ويتصل ببعضها داخل الشركة وخارجها.

ماهية التواصل :
يمكن تعريف التواصل على أنه العملية التي يتشارك فيها الافراد بالمعلومات والأفكار والمواقف ، والكلمة المفتاح في هذا التعريف هي “يتشارك”. والعبارة التالية :”هل تعرف، اعتقدت…” تعدّ مقدمة لتبرير اعتذاري لسوء أداء شخص ما . في الحقيقة الشخص يقصد “اعتقد” اما أنت “فلا تعتقد” أي بمعنى “اخمن بأن … أي أن المفهوم ” “لا تخمن بل اطلب. وضح، دقق بنحو مضاعف ، وبمعنى آخر حاول التواصل عندما تكون في حالة شك ، واذا لم تشك فتأكد بأنك تنظر إلى المعلومات ، الأفكار والمواقف على أنها صحيحة ، ولكن ماذا عن الطرف الآخر ، كان يكون زميلك ، مشرفك ، مساعدك، قارئ أو صاحب إعلان ؟ قد لا يكونوا منتبهين إلى المعلومات ، الفكرة أو الموقف أو لا يلاحظونها في سياق الكلام الصحيح حول أن تتكلم معهم عن هذه المسألة . وضح ، استدعهم، بمعنى آخر اتصل بهم . وكما يعدّ ” التشارك ” مفتاحاً في عملية التواصل ، فأن تفحص النتائج بعد الحصول على المعلومات من الطرف الآخر يعد هو جزء لا يمكن تجنبه في أي نشاط إداري . أنه عادة ما يكون مهملا ، مشوشاً أو حتى مقموعاً في المجتمعات الدكتاتورية أو الشمولية (الدكتاتورية). أن الاتصال ذو الجانب الواحد ، سواء أكان نحو الأعلى أو إلى الاسفل ، عادة يكون غير فعال ما لم يكون متبوعًا بتغذية ارجاعية “نقل الاستجابة” مناسبة .

تدريب مجموعة الموظفين على الاتصال:
عادة يعد الاتصال نقطة ضعف في مناطق العمل في البلدان الشمولية السابقة. لماذا؟ حسب ما يدعيه الخبراء الغربيون بأن “… يتصف المديرون بضعف الإدارة للمهمات في بيانات مختلفة جذرياً . لذلك تجد المعرفة التقنية هي العامل الوحيد لمقياس كفاءة المديرين. والسبب العام وراء الاتصال الضعيف قد يكون ناتج عن النماذج الثقافية الاجتماعية إجمالا لبد ما. وعلى الرغم من هذا. وكما في المهارات الأخرى، نجد أن الاتصال ممكن أن يكتسب بالتعلم. ولغرض تعزيز الاتصال في صحيفتك، قد تحتاج إلى اتباع الخطوات التالية:
أولا: تطوير مجموعة مصطلحات نظامية لغرض الاتصال حول معلومات، أفكار ومواقف متطابقة لكل المتلقين ذي العلاقة. ويجب أن يشارك فريق عمل الصحيفة نفس الفلسفة لتنفيذها وأنزالها للواقع في أداء الشركة. وتبدأ المشاركة بالفلسفة بفهم الفريق المناسب لمسائل مثل، المهمة (الواجب) خط التحرير، نقاط القوة والضعف، الفرص والتهديدات، الأهداف والمقاصد، السلطة والواجبات، الأخبار والرأي، وهكذا. أن تطوير مجموعة بنود نظامية هي مهمة لغوية واجتماعية مثلا، ليس هناك من معادل ل ” المدير” أو “التسويق” في لغات الدول الشمولية والتي قد تنقل المعنى المقصود الكلمة في الإنجليزية . وأن استعمال كلمات أجنبية مستعارة ، على الشخص أن يوضح كلامه دائمًا ، ومن ناحية أخرى هناك كلمات منتشرة بنحو واسع ولكنها ما تزال غريبة للمستمعين . والسبب أنها غير مناسبة في سياق اجتماعي أو ثقافي . فبعد عشر سنوات من توحيد الألمانيتين ، نجد أن الألمان الشرقيين ما يزالون يستخدمون كلمة ” جماعي ” بدل كلمة “فريق” وهذا نابع من الأيديولوجية الشمولية ، نقلا عن ملاحظات رئيس بلدية برلين (البرهارد دايبكن).
وقبل تطوير مجموعة من المصطلحات، من الذكاء البحث في المعرفة العالمية وتمييز أية مصطلحات يمكن تطبيقها ضمن سياق جريدتك مباشرة، أو بعد إجراء تعديل معقول عليها . وأن تجاهل المعرفة العالمية عن البحث عن سبيل خاص قد يعني تجاهل التجربة الإنسانية المتراكمة عبر السنين . وهذه الطريقة تتلاشى يدا بيد مع اعتقاد المديرين المتعجرفين بأن :” من يحصل على المكتب فقد حصل على القرار “. ويشعر هؤلاء المديرون بعدم الارتياح عندما تتم مواجهتهم بالمعرفة الأصلية . والخطوة الثانية في تحسين مجموعة من المصطلحات قد تهدف إلى تغيير النماذج والعادات التي قد تؤدي أحياناً إلى سوء في الفهم أو سوء في الأداء . حول ربط قواعد جديدة على الرغم من أنها ستبدو تافهة . أن اتباع القواعد بنحو ثابت ، قد تكون عملية متعبة للعديد من الموظفين والمديرين .
الخطوة الثالثة قد يكون فيها التركيز على تطوير مهارات الاتصال لدى مجموعة الموظفين وبمعنى آخر ، قابليتهم في تحليل وإعادة تحليل المعلومات بنحو فعال . أن مهارات تحليل المعلومات بنحو فعال . أن مهارات تحليل المعلومات تتضمن القابلية على (1)توضح و(2) تقديم المعلومات ، الفكرة أو الموقف للمستمع ، مع الأخذ بنظر الاعتبار الحاجات والقابليات.
أما إعادة تحليل المعلومات فأنها تتضمن القابلية على (1) ملاحظة الآخرين (2) رؤية الأشياء من نقطة استشرافها ويطلق على هذه القابلية “التقمص” (أي أن تتصور نفسك مكان الآخرين وتتلبس شخصيتهم ) و(3) الاستجابة بنحو إيجابي إلى “نقل الاستجابة” . ويمثل الأصغاء والقراءة اهم المهارات في إعادة التحليل .
الاتصال في المكان والوقت المناسبين:
هناك هدفان للاتصال في أية منظمة – الإبلاغ ، والدافعية . يتوجب على الناس الذين يشغلون في مواقع إدارية عالية التدقيق وبنحو ثابت ، ومن خلال حصاد معلوماتية متنوعة ، لغرض معرفة فيما اذا كانت المعلومات تصل إلى أي شخص بحاجة إليها .
ولا تعني عبارات مثل :”قلتها مرة ” أو ” قلتها ثلاث مرات ” أن الشخص قد قام بالاتصال بنحو كاف . فليست العبرة في أن يقول الشخص شيئاً ما عدة مرات ولكن العبرة فيما اذا كانت الرسالة قد وصلت المستمع أو فيما اذا كان المستمع قد تلقى كل شخص الرسالة واستطاع ملاحظتها بنحو صحيح فأن المدير يحتاج إلى تكرارها والتأكيد عليها مرة ثانية لغرض تجنب التحريف (تغير) أو سوء تلقيها تحت ظروف مختلفة أو بمرور الزمن . أن الاعتماد على حدس (توقع)الناس في إعادة تحليل الرسالة اقرب ما يكون (بالتخاطر) (أي تناقل الأفكار ذهنياً من دون كلام) وهذه الأداة غير معتمدة في الإدارة.
ويميل بعض الصحفيين إلى الاعتقاد بأن أية فكرة يتصلون بها يجب أن تكون في كتاباتهم ، وهذا ما يحسبونه بـ” الأصالة”. أن موقفاً كهذا يفشل في الاعتراف بأن المتلقين أنفسهم باستطاعتهم ملاحظة المحتوى بنحو مختلف أن تم وضعه (المحتوى في سياق مختلف. أن الاتصال بهذه الرسالة بنحو كفوء يعني أيضاً الاتصال بنحو كامل في الوقت والزمان المناسبين.